Vérifications auprès des employeurs

Aperçu des services de vérification des employeurs

Nous gérons un régime de responsabilité collective pour la plupart des employeurs de l'Ontario. Les employeurs qui sont couverts aux termes de l’annexe 1 de la Loi sur la sécurité professionnelle et l'assurance contre les accidents du travail (la Loi) provisionnent le régime. Ils sont tenus de payer leur juste part des primes et de remplir toutes leurs obligations aux termes de la Loi et de ses règlements. 

Un programme de vérification du revenu efficace est essentiel à l’intégrité de notre régime d’assurance à déclaration volontaire. Notre programme de vérification des employeurs a pour but d’éduquer et d’informer les employeurs, d’améliorer la communication avec eux et de prévenir les erreurs de déclaration. Nous offrons en même temps un régime juste et  équitable pour les employeurs qui exercent des activités semblables en toute conformité.

Qui fait l'objet d'une vérification?

Les employeurs qui font l'objet d'une vérification sont choisis de diverses façons, notamment :

• au hasard;
• par suite d'une demande reçue d'une autre direction de la CSPAAT;
• dans le cadre de vérifications spéciales de secteurs d'industrie;
• par suite d'une analyse des déclarations d’un employeur tenant compte des normes de son secteur d'industrie;
• en raison de renseignements partagés avec l'Agence du revenu du Canada (ARC).

À quoi dois-je m'attendre de la part d'un vérificateur?

Nous demandons à nos vérificateurs de :

• traiter les employeurs de façon juste et respectueuse;
• de se comporter de façon professionnelle;
• de bien connaître le régime de la CSPAAT;
• de servir de personnes-ressources;
• d'éduquer les employeurs au sujet de leurs obligations de déclaration;
• de servir d’intermédiaire entre les employeurs et la CSPAAT;
• de protéger la confidentialité de tous les renseignements reçus.

Que dois-je faire pour me préparer à la vérification?

Un vérificateur de la CSPAAT communiquera par écrit avec l'employeur pour l'aviser de la vérification prévue. Le vérificateur indiquera les renseignements dont il a besoin. Vous devriez prévoir la présence d’un représentant qui sera en mesure de répondre aux questions pendant la vérification.

Nous demandons généralement les documents suivants :

• le registre des salaires;
• les états financiers;
• les T4 et T5 ainsi que d'autres déclarations;
• les relevés de paiement aux entrepreneurs;
• les documents attestant de toute détermination de statut d’exploitant indépendant faite par la CSPAAT concernant vos entrepreneurs;
• les certificats de décharge des années faisant l'objet de la vérification;
• le grand livre et les chèques annulés;
• le registre des procès-verbaux et les documents relatifs au droit de propriété;
• les dossiers concernant la CSPAAT et les feuilles de travail utilisées pour calculer les retenues salariales.

Sur combien d'années porte la vérification?

En règle générale, un vérificateur examine les registres des salaires et les autres documents qui ont trait aux deux années qui précèdent l'année en cours. S’il repère des erreurs de déclaration, la vérification pourrait porter sur les cinq années qui précèdent l'année en cours, en plus de l’année en cours.

Combien de temps dure la vérification comptable?

Le temps qu'il faut pour effectuer une vérification varie d'un employeur à l'autre. En règle générale, la taille de l'entreprise de l'employeur détermine le temps qu'il faut pour examiner les dossiers. De plus, la durée varie en fonction du nombre de questions soulevées avant et au cours de la vérification.

La vérification

La vérification nécessite une visite de l’entreprise par le vérificateur itinérant. Le vérificateur :

• examinera l'information financière et salariale;
• vérifiera le statut des dirigeants;
• examinera les activités commerciales de l'employeur pour s'assurer qu'elles sont classifiées correctement;
• examinera le statut de tout entrepreneur non déclaré et rendra une décision à cet égard.

discutera avec l'employeur des constatations préliminaires du vérificateur.    Dès que la décision du vérificateur est approuvée, l’employeur reçoit une lettre faisant état des résultats de la vérification et des raisons qui ont motivé la décision.

Erreurs de déclaration courantes

Au cours d’une vérification de masse salariale ou de classification, un vérificateur itinérant peut déceler des erreurs dans la déclaration des activités commerciales et des gains assurables de l’employeur à la CSPAAT.  Renseignez-vous sur les erreurs de déclaration les plus courantes entraînant un rajustement relié à la vérification.

Dispositions législatives et directives concernant les Services de vérification des employeurs

Les Services de vérification des employeurs (SVE) fournissent à la CSPAAT une assurance de la conformité en matière de déclaration des employeurs. Ce rôle est prévu par les articles suivants de la Loi sur la sécurité professionnelle et l'assurance contre les accidents du travail :

• article 78 : l’employeur doit fournir une date précise, un état exact énonçant le montant des salaires;
• article 80 : l’employeur tient des registres exacts sur tous les salaires payés à ses travailleurs et les conserve en Ontario; 
• article 135 : la Commission ou une personne qu’elle autorise peut examiner les livres et les comptes de l’employeur et effectuer les enquêtes qu’elle estime nécessaires;

Non-conformité à la Loi sur la sécurité professionnelle et l'assurance contre les accidents du travail

Bien comprendre vos obligations aux termes de la Loi est le point de départ pour vous conformer aux diverses exigences de la CSPAAT.  Notre approche en matière de conformité vous aidera à comprendre ce que vous devez faire. Consultez les cours en ligne sur la Loi pour vous renseigner sur vos obligations, utilisez nos services en ligne pour vous faciliter les choses et discuter avec les membres de notre personnel de vos préoccupations au sujet des vérifications ou des questions de perception.

En dernier ressort, nous aurons recours aux dispositions législatives contre toute personne qui néglige délibérément de se conformer. Elle sera passible d'une amende ou d'une peine d’emprisonnement. Les articles 149 à 157 de la Loi énoncent les dispositions relatives aux infractions.

Faire affaire avec le Service de vérification des employeurs

Si vous faites affaire avec les Services de vérification des employeurs de la CSPAAT, renseignez-vous sur vos droits (51ko, pdf) et sur notre engagement envers l’équité (15ko, pdf).

Pour plus de renseignements, veuillez communiquer avec les Services de vérification des employeurs :

Sans frais au 1-800-387-0750
à Toronto, au 416-344-1000
Télécopieur : 416-344-6508
ATS : 1-800-387-0050